Rabu, 13 April 2011

Pengertian arsip

Banyak orang yang apabila mendengar istilah “arsip” pastikan berpikiran tumpukan kertas kotor, penuh debu, ruang yang koto, penuh kertas berserakan, dengan petugas yang tidak bergairah, kurang terdidik, dan sebagainya. Hal tersebut merugikan bagi petugas arsip dan membuat citra terhadap pengelolaan kearsipan menjadi kurang baik. Keadaan semacam ini tidak mudah untuk dirubah dengan cepat, apalagi bila kadang-kadang terdapat atau terjadi kebijakan yang slah dari pihak pimpinan kantor/organisasi terhadap masalh kearsipan, yaitu kalau ada karyawan bersangkutan “dibuang” ke unit arsip.kejadian seperti ini akan merusak citra kearsipan.
Padahal setiap pegawai arsip di perlukan di semua organisasi atau setiap instansi, karena arsip bias di jaadikan bukti jika ada maslah-masalah yang dihadapi.

1.      Awal Mula Munculnya Lembaga Kearsipan di Dunia
Perkembangan Kearsipan pada Masa sebelum Masehi (Yunani Kuno)
Asal-usul berdirinya lembaga kearsipan sejak zaman Yunani kuno, pada masa itu apresiasi dan kebutuhan untuk menyimpan hasil tulisan tangan (manuskrif) sudah dimulai dikenal dikalangan masyarakat Yunani Kuno arsip disebut Archeon. Zaman Babylonia (3000 SM)catatan tertulis dalam bentuk Lempengan tanah Liat, kemudian dilembah sungai Nil Kerajaan Mesir di Afrika Utara dikenal alat tulis Papyrus dan timbul kata Papier dalam bahasa Belanda, Jerman dan Perancis yang berartikertas.
Memasuki Tahun 1700 SM dikenal pula alat tulis dalam corak yang lain yaitu mengunakan Kulit Penyu dan tulang belulang binatang kemudian perkembangan terjadi sekitar tahun 2000 SM alat tulis yang dipergunakan yaitu Suasa (campuran emas dan logam) dan ditulis pada lembaran-lembaran suasa juga pada sutera sebagai bahan untuk menulis, seiring berjalannya waktu kala itu belum terpikirkan untuk dikumpulkan kemudian bukti keberadaan tersebut adalah beberapa penemuan beberapa koleksi pra sejarah dalam bentuk banguanan, benda, fosil binatang, fosil tumbuhan dll yang menceritakan masa prasejarah dimasa lampau.
Karya-karya abadi dari Dramawan Yunani Kuno seoeri Sophocles, Aeschylus, Euripides bahkan Pledoi Socrates yang ditulis didalam penjara dan dibacakan saat dia membela diri di muka pengadilan atas tuduhan menyebarkan ajaran-ajaran yang menyesatkan serta tercatat pula rekor pertandingan Olimpiade pada zaman itu ditulis pada Papirus.
Munculnya Revolusi Perancis tahun 1789 yang menuntut kebebsasan, persamaan dan persaudaraan terasa pengaruhnya diseluruh dunia dalam Deklarasi tentang Hak Azasi Individu mulai dipopulerkan, maka mendorong proses kearah pembentukan lembaga arsip secara nasional bernama  Archives National   pada tanggal 12 September 1790 di Perancis, Inggris mengikuti jejak tersebut tanggal 14 Agustus 1838 Public Record Office, kemudian Belanda tahun 1902 yaitu Algemeen Rijksarchief dan Amerika Serikat tanggal 19 Juni 1934 Nationale Archives and Records Center”.
Sejarah Kearsipan Tertua di Indonesia
Pada abad ke-4 Masehi mada Kerajaan Tertua di Indonesia yaitu Kerajaan Kutai di Kalimantan Timur telah banyak meninggalkan tulisan dari bahasa Sangsekerta dan Huruf Pallawa yang umumnya digoreskan pada batu besar yang dibentuk menurut selera para Raja, tulisan tersebut dikenal dengan Prasasti, kemudian tumbuh kembangkanlah kebudayaan menulis kepada para putra raja dan kerabat kerajaan yang mana setiap raja yang berkuasa meninggalkan  bukti pada masa pemerintahanya, yang terdiri dari :
1. Letak Kerajaan
2. Silsilah keturan kerajaan,
3. Napak Tilas Raja,
4. Adat istiadat kerajaan serta
5. Kepecayaan yang dianut saat itu.
Disamping tulisan dalam bentuk Prasasti seiring berkembangnya zaman penguasa kerajaan di Indonesia banyak meninggalkan catatan-catatan tertulis dalam bahasa jawa kuno dan bahasa nusantara lainnya terangkum dalam perjanjian raja-raja,surat raja-raja, kitab, kakawin, hikayat, talibun, dll, koleksi tersebut banyak terdapat di Arsip Nasional RI dan Perpustakaan Leiden di Belanda.
http://cetung.files.wordpress.com/2010/03/des8.jpg?w=300&h=189Sejarah Kearsipan pada Masa VOC/ Hindia Belanda
Belanda menginjakan kakinya di bumi Indonesia pada tahun 1596 dengan awal mula kedatangannya sebagai pedagang dengan mendirikan organisasi bernama VOC (Vereenidge Oost Indie Compagnie)  diterima dengan baik tanpa ada kecurigaan apapun, namun dalam perkembangannya penguasa kerajaan dengan Belanda sering terjadi perang dengan politik Belanda yang berhasil memecah belah kerajaan-kerajaan di Indonesia.
`Menginjak tahun 1784 VOC mengalami kemunduran disebabkan oleh perubahan dalam pola-pola perdagangan, saingan negara lain, pembukuan yang buruk, korupsi para pegawainya dan salah urus segala segi administrasi termasuk masalah kearsipannya.
Sejak tahun 1800 berlangsunglah Pemerintahan Perancis di Belanda termasuk di wilayah Indonesia, terjadi perubahan kekuasaan dipegang langsung oleh Napoleon Bonaparte,  delapan tahun kemudian dipimpin oleh adiknya yaitu Louis Bonaparte yang menguasai negeri Belanda mengirim Marsekal Herman Willem Deandles ke Batavia untuk menjadi Gubernur Jendral (1808-1811), selama pemerintahan Perancis berlangsung di Belanda dan wilayah Indonesia secara otomatis perkembagan lembaga kearsipannuapun mengalami perubahan, dimana dahulu administrasinya tertutup menjadi terbuka, secara otomatis administrasi yang statis menjadi terbuka.
Pemerintahan Perancis tidak berlangsung lama hanya sampai 1811, selanjutnya pemerintahan jatuh ke tangan Inggris dengan menempatkan Thomas Stamford Reffles sebagai Gubernur Jendral di Jawa (1811-1816), selama Inggris di Indonesia keberadaan arsip masa peninggalan Perancis di Indonesia tidak mengalami perubahan, karena Raffles lebih berkonsentrasi pada masalah perdagangan dan industri, akan tetapi Raffles sangat memperhatikan masalah administrasi dan ilmu pengetahuan di Indonesia hal ini dapat dilihat dari hasil karyanya yang berjudul “History of  Java” dan Penemu bunga Refflesia Arnoldi (bunga Bangkai) di Bengkulu.
Batavia merupakan pusat pemerintahan pada masa Pemerintahan Hindia Belanda, disanalah banyak tercipta arsip-arsip yang berhubungan dengan segala bentuk surat keputusan, perjanjian-perjanjian, kontrak perdangan dan perintah-perintah lainnya, begitu pula daerah-daerah diluar jawa, dan masing-masing daerah wajib menyerahkan arsip-arsipnya ke pemerintahan di Batavia karena bersifat Sentralistik, berdasarkan hal tersebut Gubernur Jendral mengeluarkan Surat Perintah yang termuat dalam “Missive Gouvernement Secretaris” tanggal 14 Agustus 1891 Nomor 1939 yang menyerukan kepada daerah diseluruh wilayah Hindia Belanda untuk wajib menyerahkan seluruh arsipnya dari masa sebelum tahun 1830 ke Batavia.
Hal tersebut dilakukan agar arsip-arsip tersebut nantinya dapat dipelihara dengan baik dan dapat menjadi masukan Gubernur Jendral dalam menentukan kebijakan selanjutnya tehanda wilayah Hindia Belanda, menindak lanjuti hal tersebut Gubenur Jendral di Batavia dibentuklah “Landsarchief pada tanggal 28 Februari 1892, maka dapat diartikan bahwa suatu lembaga kearsipan disbuah tanah jajahan memiliki wewenang dalam mengatur dirinya dan pada saat itulah ditetapkan oleh Gubernur Jendral di wilayah Hindia Belanda jabatan Landsarchivaris dengan tanggung jawab memelihara arsip lama dari masa Pemerintahan Hindia Belanda dan VOC bagi kepentingan administrasi dan ilmu pengetahuan.
Orang Pertama yang diberi tanggung jawab untuk mengelola dan memelihara arsip yang tersimpan di Batavia adalah Mr.Jacob Anne Van der Chijs ia adalah pencetus gagasan sekaligus sebagai Landsarchivaris pertama yang menitik beratkan pada penerbitan di bidang kearsipan, terlihat karya-karyanya Realia dan Nedelansch Indisch Plakaaatboek 1602 –1811.
Tugas yang dibebankan oleh lembaga tersebut adalah :
1. Merawat & mengelola arsip-arsip secara ilmiah
2. Mengembangkan kearsipan di Hindia Belanda
3. Ikut serta dalam penilaian dan penulisan  sejarah Hindia Balanda
4. Memberikan Penerangan tentang sejarah   Hindia Belanda.
Sejarah Kearsipan pada Masa Pendudukan Jepang
Masa pendudukan Jepang di Indonesia (1942-1945) merupakan masa yang sepi dalam dunia kearsipan, sehingga masa itu hampir tidak mewariskan peninggalan arsip, karena Jepang lebih banyak berkonsentrasi pada masalah militer dan perang, karena banyak keputusan-keputusan yang dikeluarkan oleh Saiko Sikikan dan Gunseikan tidak banyak yang disebarluaskan, namun untuk mempermudah orang Jepang mengetahui informasi dibuat suatu bentuk lembaran sejenis buku (Kanpo) dan hingga saat ini informasi keberadaan pendudukan Jepang di Indonesia hanya melalui Kanpo.
Akibat minimnya informasi pada masa itu, pada gilirannya Arsip Nasional Republik Indonesia sama sekali tidak memiliki khasanah arsip produk masa Jepang, hal ini tentu saja merupakan suatu kekosongan yang dirasakan oleh sejarawan kita pada masa kini dan masa yang akan datang.
Sejarah Kearsipan setelah Tahun 1945
Proklamasi Kemerdekaan Republik Indonesia 17 Agustus 1945, membawa angin baru dalam pemerintahan dan pembangunan di Indonesia disegala bidang termasuk lembaga kearsipan nya,lembaga tersebut diambil alih oleh Pemerintah RI dan langsung ditempatkan dalam Lingkungan Kementrian Pendidikan Pengajaran dan Kebudayaan (PP dan K) dan beri nama Arsip Negeri.
Tahun 1947 lembaga kearsipan dipimpin oleh Prof.W.Ph.Coolhas, kepemimpin ia berlangsung sampai akhir tahun 1949, yaitu pada saat Republik indonesia Serikat (RIS) terbentuk, setelah berlangsung pengakuan kedaulatan Belanda terhadap Indonesia tanggal 27 Desember 1949 melalaui perjanjian Konfrensi Meja Bundar (KMB) maka secara otomatis lembaga kearsipan diserahkan kembali ke Pemerintah Indonesia, begitu pun lembaga kearsipan ditempatkan kembali dibawah kementerian PP dan K, sementara itu segala peraturan administrasi dan organisasi kearsipan masih berpedoman pada Intruksi Algemeen Secretarie Nomor : 12459 tahun 1930.
Tugas Arsip Negeri RIS
Mengusahakan pelaksanaan Organisasi Kearsipan di Indonesia.
Menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip-arsip Pemerintahan, Pertikelir/Swasta, Non Pemerintahan yang mempunyai arti sejarah.
Untuk mendukung tugas tersebut dikeluarkan Peraturan Presiden (Prps) No.19 tanggal 26 Desember 1961 tentang Pokok-pokok kearsipan Nasional, keluarnya Prps ini menandai adanya perluasan tugas dan fungsi Arsip Nasional yang tidak hanya penyelenggaraan arsip lama (statis) tetapi juga arsip baru (dinamis).
Pembinaan dalam penyelenggaraan kearsipan Nasional menyangkut sistem maupun aspek SDM kearsipan melalui usaha :
1.  Pengaturan penyelenggaraan kearsipan
2. Pendidikan kader ahli kearsipan
3. Penerapan kontrol/pengawasan
4. Penentuan tolok ukur perlengkapan teknis  kearsipan
5. Penyelidikan Ilmiah dibidang kearsipan dll.
Dalam rangka mewujudkan tugas dan fungsi serta upaya untuk menyelamatkan arsip yang ada di seluruh Indonesia maka Arsip Nasional membentuk ANRI Wilayah dibeberapa daerah yaitu :
1. D.I. Aceh
2. Sumatera Barat
3. Jawa Barat
4. Jawa Tengah
5. Jawa Timur
6. Kalimantan Barat
7. Sulawesi Selatan
8. NTT
9. Irian Jaya.

  2.      PENGERTIAN ARSIP
Pengertian Arsip
Menurut asal kata, arsip berasal dari bahasa Belanda
yaitu archief yang berarti tempat penyimpanan secara
teratur bahan-bahan arsip : bahan-bahan tertulis, piagam,
surat, keputusan, akte, daftar, dokumen, dan peta
(Atmosudirjo : 1982).
Menurut International standars Organization (ISO), arsip
adalah informasi yang disimpan dalam berbagai bentuk,
termasuk data dalam komputer, dibuat atau diterima serta
dikelola oleh organisasi maupun orang dalam transaksi
bisnis dan menyimpannya sebagai bukti aktivitas
(ISO/DIS15489).
Kata istilah arsip meliputi 3 pengertian, yaitu :
·         Kumpulan naskah atau dokumen yang disimpan.
·         Gedung (ruang) penyimpanan kumpulan naskah atau dokumen.
·         Organisasi atau lembaga yang mengalola dan menyimpan kumpulan naskah atau dokumen.
Pada kenyataannya, pengartian arsip bukan hanya beararti keartas saja, tetapi dapat diartikan naskah, buku, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, gambar bagan dan dokumen-dokumen lain dalam berbagai bentuk.
Pengertian arsip di Negara kita (Indonesia), diatur dalam undang-undang nomor 7 tahun 1971 tentang: “KETENTUAN POKOK KEARSIPAN” PADA BAB 1 PASAL 1 BERBUNYI SEBAGAI BERIKUT :
ARSIP ADALAH
a)      Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.
b)      Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan/atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksnaan kehidupan kebangsaan.
Berdasarkan fungsinya, maka arsip dapat dibedakan menjadi :
       I.            Arsip dinamis
Adalah arsip yang dipergunakan dalam perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara.
    II.            Arsip statis
Adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelengaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelengaraan sehari-hari administrasi Negara. Arsip setatis ini merupakan pertanggungjawaban nasional bagi kegatan pemerintah dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan dating.

Sedangkan Arsip dinamis, sebenernya dapat dirnci lagi menjadi :
§  Arsip aktif, yaitu arsip yang masih dipergunakan terus menerus, bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan dari suatu organisasi/kantor.
§  Arsip inaktif, yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan sacara terus menerus atau frekuensi penggunaanya sudah jarang, atau hanya dipergunakan sebagai referensi saja.
3.      Peranan kearsipan
Kearsipan mempunya peranan sebagai “pusat ingatan”. Sebagai “sumber informasi” dan “sebagai alat pengawasan” yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan “perencanaan” . “penganalsaan”.”pengembangan,perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penlaian dan pengendalian setepat-tepatnya.
Arsip mempunyai peranan penting dalam peruses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan, oleh sebab itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik dib dang kearsipan.
Tapi kenyataanya bidang kearsipan belum mendapatkan perhatian yang ajar dalam jaringan informasi tersebut. Seharusnya arsp-arsip tersebut diterima dan dipergunakan kembali.
Arti pentngnya kearsipan ternyata mempunyai jangkauan yang sangat luas, yaitu baik sebagai alat untuk membantu daya ingatan manusia, maupun dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan dan pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Selain itu kearsipan juga merupakan salah satu bahan untuk penelitian ilmiah, usaha-usaha penelitian untuk mempelajari persoalan-persoalan tertentu akan lebih mudah bilamana bahan-bahan kearsipan terkumpul, tersimpan baik dan teratur.


REFERENSI :
Ø  TATA KEARSIPAN, “dengan memanfaatkan teknologi modern”. Prof. DR. Hj. Sedarmayanti, M.pd., APU.
Ø  MANAJEMEN KEARSIPAN,. Drs. Basir Barthos

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar